Es muy habitual que veamos a las personas
quejándose de la falta de tiempo. En el mundo de los ejecutivos es un mal
crónico en un gran porcentaje de ellos. Esta falta de tiempo para desarrollar
nuestra labor profesional provoca un gran nivel de estrés, hace que traslademos
el trabajo que debíamos llevar a cabo en una jornada lógica al tiempo de ocio,
lo que antes o después provocará un circulo vicioso que nos llevará a la
ineficiencia y frustración. En España, en comparación con los países de nuestro
entorno, tenemos fama de tener jornadas interminables, sin que esto signifique mayor
productividad, sino al contrario.
Aunque mucha gente no lo crea y esté resignada a
esta fatal situación, este mal tiene solución, En la duración del tiempo es algo en lo
que no podemos influir, independientemente de lo que diga la teoría de la
relatividad (últimamente en cuestión), las 24 horas del día no se pueden
alargar, los 7 días de la semana no son ampliables, sólo podemos actuar sobre
nuestro aprovechamiento de los mismos. Creer que una mala gestión del tiempo se
arregla trabajando más es el primer gran error. Puntualmente se puede hacer un
esfuerzo especial, pero debe algo extraordinario y no algo habitual.
La eficacia del ejecutivo depende de su
aprovechamiento de los recursos que tiene en su mano, entre ellos su propio
tiempo. No entenderíamos que una persona dilapidara el dinero de la empresa en
gastos inútiles, lo mimo ocurre con el recurso tiempo, no es admisible que se utilice mal. Además el tiempo es un recurso con especiales característica, es limitado,
escaso y que no se puede almacenar ni recuperar. Una vez perdido ya no tiene
solución.
El directivo, gerente o ejecutivo no esta
contratado para hacer muchas cosas, sino para alcanzar objetivos, para
conseguir unos resultados. Este es uno de los primeros puntos en los que nos
debemos centrar a la hora de analizar nuestra inversión de tiempo, tenemos que
tener claro para qué estamos trabajando, cuales son los objetivos fundamentales
de nuestra función y las metas que nos identificarán su logro. Tenemos que
tener claro cuales son las tareas básicas de nuestra función y entre ellas las
más importantes las que nos van a permitir alcanzar los objetivos.
Para una buena gestión del tiempo vamos a
identificar tres niveles de los que va a salir la calidad global de la gestión
de nuestro tiempo.
Nivel 1: Las definición de las tareas
El primer punto que tenemos que identificar es
tener claro cuales son las tareas básicas e importantes de nuestra función, las
que van a proporcionar los resultados esperados.
Para identificar las tareas a las que le tenemos
que centrar prioritariamente nuestra atención, Stephen R. Covey define en su
tercer hábito de la gente altamente efectiva una matriz en la que confronta lo
urgente (acciones que reclaman atención inmediata) con lo importante (acciones
que influyen en el resultado), creando cuatro cuadrantes en los que resume la
actividad de los
profesionales.
URGENTE
NO URGENTE
----------------------------------------------------------------------------
IMPORTANTE cuadrante
1
cuadrante 2
---------------------------------------------------------------------------
NO IMPORTANTE
cuadrante
3
cuadrante 4
----------------------------------------------------------------------------
El cuadrante 1 recoge las cosas vitales que uno
tiene que hacer prioritariamente de forma urgente con gran impacto en los
objetivos y al que habitualmente todos dedicamos una parte importante de
nuestro tiempo. Son de dedicación inapelable, y vienen con forma de crisis y
problemas. En muchas ocasiones incluimos entre estas muchas que no son
realmente importantes lo que hace que nos pueda quitar más tiempo del que
disponemos.
El cuadrante 2, es un cuadrante muy importante ya
que en el están las tareas de desarrollo personal y las que dan un valor
añadido a nuestra posición a medio o largo plazo. A las tareas de este
cuadrante desgraciadamente le dedicamos menos tiempo del que sería lógico.
Nunca tenemos tiempo para estas tareas lo que empobrece nuestro trabajo y crea
gran frustración. Entre estas tareas están la planificación a largo plazo, el
desarrollo y la innovación. Es el cuadrante de las oportunidades. Peter Drucker
recuerda que las personas efectivas no se orientan a los problemas sino a las
oportunidades, por lo que la dedicación a tareas de este cuadrante incrementa
la efectividad real.
En el cuadrante 3, están las actividades que no
son importantes para nuestros objetivos
aunque haya que hacerlas. A veces son tareas a las que le dedicamos
tiempo porque pensamos que son importantes sin serlo. Las urgencias nos suelen
dominar a nosotros, haciéndonos perder la libertad. Son tareas se deben delegar
a otras personas, para las que estas tareas pueden ser importantes, ya que nos
roban mucho tiempo que no podemos dedicar a las tareas del cuadrante 2.
A las tareas del cuadrante 4 las llama Covey
tareas basuras, se pueden dejar de hacer en la mayoría de las ocasiones sin
ocasionar el más mínimo impacto en los objetivos de la persona y de la
organización. En este cuadrantes están las cosas triviales que nos aburren pero
a las que no sabemos decir NO, pero también hay actividades agradables a las
que les dedicamos tiempo porque nos gusta, aunque nos roben tiempo para temas realmente importantes.
En resumen las tares del cuadrante 1 son nuestra
prioridad inapelable, para las del 2 tenemos que sacar tiempo obteniéndolo del
cuadrante 3 (delegando) y del cuadrante 4 (no haciéndolas).
Nivel 2: La planificación
La primera cosa que tenemos que tener es
conciencia de que la planificación es imprescindible para una buena gestión del
tiempo, por lo que una vez bien definidos nuestros objetivos, y creada una
lista con las tareas identificadas como importantes en las que nos vamos a
centrar, tenemos que invertir tiempo en la planificación.
El periodo que tenemos que planificar va a
depender de la naturaleza de nuestro trabajo. Debe cubrir todo periodo en el
que se desarrollen todas y cada una de las tareas prevista al menos una vez.
Para ciertas personas será una semana, para otras un mes, un trimestre o un
año. Los planes a largo plazo tienen más probabilidad de sufrir ingerencias
externas que les haga difícil de cumplirse, por lo que en estos hay que hacer
revisiones periódicas en la que nos cercioremos que estas tareas imprevistas no
han desplazado indefinidamente acciones importantes no urgentes.
Para la creación de este plan hemos de tener en
cuenta dos puntos importantes: las prioridades y la agrupación de tareas.
Hay autores que han confirmado que en la
productividad del trabajo se da también la ley de Pareto: el 80% de la
producción se hace con el 20% de las tareas, lo que a veces equivale al 20% del
tiempo. La identificación de ese 20% de las tareas es básico para darle el
máximo de prioridad en nuestras agendas, quedándonos un 80% para buscar las
cosas importantes (urgentes o no) a las que dedicarles tiempo.
La agrupación de tareas permite una sinergia
aprovechando tiempos para realizar más de una. Es hacer un plano en el que
queden unidas estas tareas para introducirlas en nuestra planificación como un
cluster. Esto es especialmente importante cuando la realización de estas tareas
requieren viajes, por lo tanto una gran inversión de tiempos muertos.
Nivel 3: La ejecución de las tareas
Ya hemos logrado identificar las tareas que nos
importantes y las organizamos de tal manera que las hacemos en el momento
adecuado pero, puede dar la circunstancia de que nos eternicemos en ellas. Aquí
entran en juego los ladrones del tiempo, malos hábitos nuestros u de los que
nos rodean que hacen que no aprovechemos el tiempo en el que estamos dedicados
a un tema.
La lista de ladrones de tiempo es muy amplia,
cada persona o a veces cada organización puede ser víctima de alguna concreta,
las más habituales son:
·
Las visitas inoportunas e interrupciones, aunque sean
breves estas cortan el ritmo de trabajo y descentran necesitando después
bastantes minutos para retomar el tema. Suelen ser personas de tu propio
entorno, de confianza, por lo que se les debe dejar claro, de forma educada,
que no le puedes atender en ese momento como merece, ofreciéndote a visitarle
en su despacho más tarde. La visita al despacho de la otra persona es un buen
truco para poder cortar la visita con el pretexto de estar muy ocupado.
·
El teléfono es un invento que ha permitido ahorra mucho
tiempo de visitas con desplazamientos pero, su abuso puede hacer que se haya
convertido en un gran enemigo de la gestión del tiempo, sobretodo ahora que la situación ha empeorado con la aparición de los teléfonos móviles.
Como es lógico es más fácil controlar las llamadas salientes (las que uno hace)
que las entrantes (las que nos hacen otros). Para las salientes hay un par de
tácticas que ayudan bastante: la acumulación realizando todas seguidas en un
mismo momento de la jornada y, la realización de las mismas en horas de biorritmos bajos,
después de comer, por la tarde a última hora, es decir, en los momentos de
menos productividad, suelen ser momentos menos apropiados para otras tareas que
requieren más concentración. Para las llamadas entrantes la única solución es
establecer filtros, una secretaria que pase sólo llamadas inaplazables y de
personas relevantes. En cualquiera de los dos tipos de llamadas hay que
mantener una máxima: ir al tema concreto, no dedicarse a hablar de temas
superfluos más propios de la barra de bar.l
·
Las reuniones, según diversos estudios entre el 30 y el
50% del tiempo de un ejecutivo se invierte en reuniones, esto hace que la mala
organización de las mismas sean fuente habitual de pérdida de tiempo. Los
mayores males de la reunión son: no tener un objetivo claro, no tener un
adecuado orden del día, asistencia de personas que no aportan nada y estorban,
la divagación que hace que no se llegue a ningún punto, mala preparación,
dirección ineficaz y mala comunicación. Una técnica para mejorar las reuniones
es marcar en el orden del día el objetivo de cada punto ya sea informar (no se
discute, a lo sumo se piden aclaraciones), discutir (tras la exposición se
puede discutir el punto) y decidir/aprobar (temas conocidos y ya discutidos que se
someten a evaluación de los asistentes). El envío del orden del día permite a
los asistentes llevarlos bien preparados, lo que evita divagaciones.
·
El desorden, hace que entremos en los temas sin estar suficientemente
preparados, lo que obliga a hacer interrupciones para buscar información y
volver a los temas una y otra vez con la perdida de efectividad. El desorden
hace que no nos centremos en un tema concreto, llevemos varios temas a la vez
con la consiguiente pérdida de tiempo y
concentración. Una buena costumbre para mejorar el desorden es invertir a
primera hora de la mañana en crear un listado claro de lo que vamos a hacer en
la jornada, revisando el orden adecuado y la preparación que necesitamos para
cada tarea del día.
El lector de esta entrada que sienta la necesidad de mejorar su uso del tiempo, debe reflexionar sobre que punto puede ser el que mas le ayude sin pretender abordar todo de golpe, si no es dentro de un plan de desarrollo seguido por algún coach.
Estimado lector, como siempre os pido vuestros enriquecedores comentarios que ayuden a mejorar este tema tan importante para todos.
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